Cómo compartir documentos de Word
Cómo compartir documentos de Word
Uno de los cambios que más ha querido destacar Microsoft sobre el
nuevo Word 2013 son lascapacidades en la nube de este programa.
La compañía estadounidense ha mejorado características como la integración de
los documentos con SkyDrive (el
servicio de almacenamiento en red de Microsoft) o las capacidades
para trabajar con otros usuarios de manera colaborativa. Aunque
todavía se aprecian algunas lacras en el desarrollo de estas opciones, sí que
suponen un avance notable respecto a las anteriores versiones. Te contamos
cómo compartir documentos de Word a través de Internet y cómo editar
documentos junto a otros usuarios en línea.
La primera de las opciones con las que contamos es la posibilidad
de compartir el documento en red con otras personas. No es necesario
que los otros usuarios cuenten con la versión completa de Word ya que
se puede trabajar a través de la app en Internet Word Web App. Para
invitar a otros usuarios hay que ir hasta el menú de archivo que hay a la
izquierda de la barra de herramientas. Después accedemos a la opción
de ”Compartir” y hacemos click sobre la opción de ”Invitar a
personas”. El programa nos pide que realicemos dos pasos. El primero de ellos
es guardar el archivo en el sistema de almacenamientoSkyDrive. Todas las
cuentas de Microsoft llevan
aparejadas una cuenta en este servicio con un mínimo de 7 GB de espacio
gratuito en la red.
Una vez hemos guardado el documento ya podemos invitar a las personas que
queramos. En el recuadro superior podemos escribir las direcciones de
correo electrónico de los usuarios o sus nombres en el caso de
que estén presentes dentro de nuestra lista de contactos. En la parte de la
derecha escogemos si los usuarios pueden modificar el documento compartido o si
solo pueden verlo. También podemos escoger un mensaje personal y solicitar que
los usuarios inicien sesión en su cuenta de Microsoft antes de tener
acceso al documento.
Los usuarios recibirán un mensaje en su bandeja de correo con un link
para poder acceder al documento. Una vez dentro, los contactos que compartan el
documento pueden editarlo de manera simultánea. Los párrafos que se estén
editando aparecerán bloqueados para el resto de contactos. Eso sí, para que los
cambios aparezcan dentro del documento y puedan verlo los otros usuarios habrá
que hacerclick en el botón de guardar. Este paso previo hace que el
trabajo colaborativo sea menos ágil respecto al que ofrecen otras plataformas
como Google Docs.
La segunda opción para compartir un archivo es a través de un
link que genera el programa y que hay que hacer llegar a otros usuarios de
manera manual. El programa divide entre un vínculo de creación y un vínculo que
solo sirve para visualizar el documento. Otra opción útil es la de compartir el
enlace a través de las redes sociales Facebook, LinkedIn o Twitter. La
última de las funciones que queremos destacar es la capacidad de hacer una
presentación en línea del documento. En este caso, el único que puede realizar
cambios en el archivo es el propietario del documento y los cambios llegan
automáticamente a los que están viendo la presentación.
Cómo compartir un documento de Word
Cuando creas un documento de Word en Windows, es posible que desees
compartirlo con otros en tu red local. Afortunadamente, Windows tiene
un método integrado de uso compartido de archivos y documentos a través de una
red. Se puede habilitar el uso compartido de un documento con algunas
modificaciones rápidas para la configuración de la carpeta que lo contiene.
Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil
Instrucciones
Procedimiento
1. 1
Abre el Explorador de Windows (botón
derecho del ratón en "Inicio" y haz clic en
"Explorar") y luego navega a la carpeta que contiene el documento de
Word.
2. 2
Haz clic en el
botón derecho sobre la carpeta y haz clic en "Compartir y
seguridad ..." para abrir la sección de intercambio de propiedades de la
carpeta.
3. 3
Marca la casilla
"Compartir esta carpeta", verifica la casilla y luego haz
clic en el botón "Aceptar". La carpeta se compartirá
inmediatamente, y será accesible para cualquier usuario en tu red local.
